Kecepatan
mengetik setiap orang rata2/hampir sama, perbedaan biasanya terletak pada
tekniknya. Dalam MS-Word, meningkatkan kecepatan mengetik dapat dilakukan
dengan beberapa cara a.l.: Dengan menggunakan AutoCorrect, MailMerge(formula
dan Add-Ins.)
I. Menggunakan AutoCorrect
Misal kita
akan mengetik "Daerah Istimewa Yogyakarta", kita cukup mengetik DIY
saja. Tentu kita harus menseting dulu, caranya sbb.:
*) Buka
program MS-Word. (Saya mencoba dengan Word-2007)
*) Dari
dalam MS-Word, Pilih/klik menuutama/gambar tombol/lingkaran(office button),
kemudian pilih menu [Word Options], kemudian setelah muncul window “Word
Options” pilih menu Proofing, trus pilih menu [AutoCorrect Options], dari Tab
“AutoCorrect” pilihlah template” Replace: “ dan template ”With:”
Didalam
template Replace ketikkan “diy” dan didalam template With ketikkan “Daerah
Istimewa Yogyakarta”, trus pilih menu [Add] dan [OK], [OK]
Maka akan
kembali ke document dan cobalah mengetik DIY ikuti dengan spasi/titik/koma/tab/enter,
maka word akan menggantinya DIY tersebut dengan Daerah Istimewa Yogyakarta.
AutoCorrect
ini tidak hanya berlaku di MS-Word, akan tetapi juga di Excell, cobalah ketik
diy di Excell.
Jika Anda
banyak bekerja dengan memasukkan data KTP, maka anda akan sering mengisi dengan
kata2 yang berulang2 seperti: dk = Desa/Kelurahan, kd = Kelurahan/Desa, kbb =
Kabupaten Bantul, kbs = Kabupaten Sleman, dlsb. Meskipun yang diAutoCorrect
hanya sedikit, akan tetapi kalau jumlahnya banyak, lumayan juga untuk
mempercepat pengetikan.
II. Menggunakan data yang pernah diinput.
Data dalam
KTP kadang terdapat kesamaan, contoh sbb.: Pekerjaan =
Belum/Tidak
Bekerja
Karyawan
Swasta
Kepolisian
RI (POLRI)
Mengurus
Rumah Tangga
Pegawai
Negeri Sipil (PNS)
Tentara
Nasional Indonesia(TNI)
Buat data
seperti contoh diatas dalam satu kolom, kemudian mengetiklah dibawahnya, maka
jika Anda mengetik Kar, cell akan diisi dengan Karyawan Swasta, dst
III. Menggunakan MailMerge
Mengetiknya
di MS-Excel dahulu agar lebih cepat, kemudian datanya diambil dari Word untuk digabung
dengan document yang sudah disiapkan formatnya. Kita mulai dari mengetik di
Excell dulu:
Mengetik di
Excell dapat lebih cepat karena di excel ada rumus dan ada Add-In.
A.
RUMUS
Penggunaan rumus misal sbb:
*) Didalam
excel misal dalam CELL A1 berisi data “nama lengkap saya” kemudian akan diubah
menjadi huruf besar semua, maka kita tinggal masukkan rumus di CELL A2
sbb.: =UPPER(A1) dan hasilnya di cell a2
= NAMA LENGKAP SAYA
Penggunaan formula yang lain, misal: =IF(AI32="suami";"bertempat
tinggal sama dengan alamat istrinya tersebut diatas";"bertempat
tinggal sama dengan alamat suaminya tersebut diatas")
Apakah penggunaan formula seperti tersebut diatas sering digunakan
apa tidak, itu sangat tergantung kebutuhan masing2. Formula yang lebih penting
adalah penggunaan formula matematik atau penjumlahan, perkalian dlsb. Yang
tentu lebih mudah dikerjakan di Excell ketimbang dilakukan di Word, untuk
itulah kita sebaiknya mengetiknya tidak langsung di Word, melainkan di Excell
dulu. Disamping penggunaan formula/rumus, atau AutoCorrect, di Excell juga
memungkinkan menggunakan Add-In yang tidak kalah ampuh dari Rumus dan
AutoCorrect.
B.
ADD-INS
Cara menggunakan Add-Ins, masuk ke program Excell, pilih tombol
OfficeButton disebelah kiri atas bergambar tombol bulat(seperti pada Word
diatas), klik tombol [Excel Options], kemudian pilih menu [Add-Ins], kemudian
dari window Add-Ins pilih template Manage: Excel Add-Ins dilanjutkan dengan
mengklik tombol [GO] disampingnya. Disitu sudah disediakan program Add-Ins,
tinggal dipilih program apa yang di inginkan, caranya tinggal dicentang pilihan
Anda dan klik tombol [OK].
Akan tetapi jika Anda menginginkan program yang lebih spesifik dan
lebih disesuaikan dengan kebutuhan Anda, Anda dapat membuat programnya sendiri mudah
kok, anda tinggal copy paste program dibawah ini. Copykan ke Software NOTEPAD
bawaan Windows, dipilih Notepad karena software ini software yang benar2
menghasilkan karakter ascii atau file.txt murni, tanpa format apapun. Setelah
itu simpan file tersebut dengan nama terserah, yang penting extensionnya .XLA
misal: SG-Terbilang.xla dan letakkan file ini di folder yang mudah diingat.
Atau jika Anda tidak mau repot, dapat mendownload contoh Add-Ins
yang bernama SG-terbilang.xla ini, nanti setelah Anda selesai baca, sabar ya.
Kunjungi juga blog
http://sholatkusuk.blogspot.com
http://quran4beginner.blogspot.com
Kunjungi juga blog
http://sholatkusuk.blogspot.com
http://quran4beginner.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Boleh memberikan saran/kritik/komentar