Senin, 10 Oktober 2016

Mengetik Cepat



Kecepatan mengetik setiap orang rata2/hampir sama, perbedaan biasanya terletak pada tekniknya. Dalam MS-Word, meningkatkan kecepatan mengetik dapat dilakukan dengan beberapa cara a.l.: Dengan menggunakan AutoCorrect, MailMerge(formula dan Add-Ins.)
I. Menggunakan AutoCorrect
Misal kita akan mengetik "Daerah Istimewa Yogyakarta", kita cukup mengetik DIY saja. Tentu kita harus menseting dulu, caranya sbb.:
*) Buka program MS-Word. (Saya mencoba dengan Word-2007)
*) Dari dalam MS-Word, Pilih/klik menuutama/gambar tombol/lingkaran(office button), kemudian pilih menu [Word Options], kemudian setelah muncul window “Word Options” pilih menu Proofing, trus pilih menu [AutoCorrect Options], dari Tab “AutoCorrect” pilihlah template” Replace: “ dan template ”With:”
Didalam template Replace ketikkan “diy” dan didalam template With ketikkan “Daerah Istimewa Yogyakarta”, trus pilih menu [Add] dan [OK], [OK]
Maka akan kembali ke document dan cobalah mengetik DIY ikuti dengan spasi/titik/koma/tab/enter, maka word akan menggantinya DIY tersebut dengan Daerah Istimewa Yogyakarta.
AutoCorrect ini tidak hanya berlaku di MS-Word, akan tetapi juga di Excell, cobalah ketik diy di Excell.
Jika Anda banyak bekerja dengan memasukkan data KTP, maka anda akan sering mengisi dengan kata2 yang berulang2 seperti: dk = Desa/Kelurahan, kd = Kelurahan/Desa, kbb = Kabupaten Bantul, kbs = Kabupaten Sleman, dlsb. Meskipun yang diAutoCorrect hanya sedikit, akan tetapi kalau jumlahnya banyak, lumayan juga untuk mempercepat pengetikan.

II. Menggunakan data yang pernah diinput.
Data dalam KTP kadang terdapat kesamaan, contoh sbb.: Pekerjaan =
Belum/Tidak Bekerja
Karyawan Swasta
Kepolisian RI (POLRI)
Mengurus Rumah Tangga
Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Tentara Nasional Indonesia(TNI)
Buat data seperti contoh diatas dalam satu kolom, kemudian mengetiklah dibawahnya, maka jika Anda mengetik Kar, cell akan diisi dengan Karyawan Swasta, dst

III. Menggunakan MailMerge
Mengetiknya di MS-Excel dahulu agar lebih cepat, kemudian datanya diambil dari Word untuk digabung dengan document yang sudah disiapkan formatnya. Kita mulai dari mengetik di Excell dulu:
Mengetik di Excell dapat lebih cepat karena di excel ada rumus dan ada Add-In.
A.      RUMUS
Penggunaan rumus misal sbb:
*) Didalam excel misal dalam CELL A1 berisi data “nama lengkap saya” kemudian akan diubah menjadi huruf besar semua, maka kita tinggal masukkan rumus di CELL A2 sbb.:  =UPPER(A1) dan hasilnya di cell a2 = NAMA LENGKAP SAYA
Penggunaan formula yang lain, misal: =IF(AI32="suami";"bertempat tinggal sama dengan alamat istrinya tersebut diatas";"bertempat tinggal sama dengan alamat suaminya tersebut diatas")
Apakah penggunaan formula seperti tersebut diatas sering digunakan apa tidak, itu sangat tergantung kebutuhan masing2. Formula yang lebih penting adalah penggunaan formula matematik atau penjumlahan, perkalian dlsb. Yang tentu lebih mudah dikerjakan di Excell ketimbang dilakukan di Word, untuk itulah kita sebaiknya mengetiknya tidak langsung di Word, melainkan di Excell dulu. Disamping penggunaan formula/rumus, atau AutoCorrect, di Excell juga memungkinkan menggunakan Add-In yang tidak kalah ampuh dari Rumus dan AutoCorrect.
B.      ADD-INS
Cara menggunakan Add-Ins, masuk ke program Excell, pilih tombol OfficeButton disebelah kiri atas bergambar tombol bulat(seperti pada Word diatas), klik tombol [Excel Options], kemudian pilih menu [Add-Ins], kemudian dari window Add-Ins pilih template Manage: Excel Add-Ins dilanjutkan dengan mengklik tombol [GO] disampingnya. Disitu sudah disediakan program Add-Ins, tinggal dipilih program apa yang di inginkan, caranya tinggal dicentang pilihan Anda dan klik tombol [OK].
Akan tetapi jika Anda menginginkan program yang lebih spesifik dan lebih disesuaikan dengan kebutuhan Anda, Anda dapat membuat programnya sendiri mudah kok, anda tinggal copy paste program dibawah ini. Copykan ke Software NOTEPAD bawaan Windows, dipilih Notepad karena software ini software yang benar2 menghasilkan karakter ascii atau file.txt murni, tanpa format apapun. Setelah itu simpan file tersebut dengan nama terserah, yang penting extensionnya .XLA misal: SG-Terbilang.xla dan letakkan file ini di folder yang mudah diingat.
Atau jika Anda tidak mau repot, dapat mendownload contoh Add-Ins yang bernama SG-terbilang.xla ini, nanti setelah Anda selesai baca, sabar ya.

Kunjungi juga blog 
 http://sholatkusuk.blogspot.com
 http://quran4beginner.blogspot.com
 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Boleh memberikan saran/kritik/komentar